Spam frei - Email Absender in Redmine ändern

Den Absender von Redmine Benachrichtigungs E-Mails zu ändern ist ganz einfach. Schwieriger ist es da schon dafür zu sorgen, dass die E-Mails auch beim gewünschten Empfänger ankommen.
Denn das die E-Mails nun als Spam aussortiert werden und der eigentliche Empfänger so keine Notiz von den Benachrichtigungen nimmt, kommt häufiger vor als man denkt.
Mit der kleinen Anleitung hier sollte es kein Problem sein, etwas technisches Wissen vorausgesetzt.

Warum denn den Absender ändern?

Redmine ist ja ungemein mitteilungsbedürftig und sendet bei jeder Änderung eine E-Mail an beteiligte Benutzer.
Wenn Sie bei uns ein gehostetes Redmine haben, ist immer ein E-Mail Absender von uns vordefiniert und der Versand als auch der Empfang der Nachrichten sollte problemlos klappen.
Allerdings ....
Will der Empfänger nun auf die E-Mail Antworten, kann er das zwar tun, aber die E-Mail kommt weder in Redmine noch beim Eigentümer des Redmine Hostings an.
Das lässt sich aber recht leicht ändern ...

E-Mail Absender in Redmine ändern

Ich gehe einmal davon aus, dass Sie in Redmine als Benutzersprache Englisch eingestellt haben, dann können Sie die folgende Anleitung Schritt für Schritt nachvollziehen.
Gehen Sie als Erstes in die Redmine Einstellungen, das finden Sie unter dem Link "Administration" und dort dann auf "Settings" klicken.

Wählen Sie nun den Tab "Email notifications".
Ändern Sie nun den voreingestellten Wert in dem Feld "Emission email address" in eine E-Mail Adresse die Sie selbst besitzen, bspw. name@xyz.org, und speichern Sie die Änderung mit dem "Save" Button.

Redmine E-Mail Benachrichtigung

E-Mail Versand testen

Nun können Sie in dem Tab ganz unten rechts den Link "Send a test email" anklicken.
War der Versand der E-Mail erfolgreich, quittiert das Redmine mit einem grün hinterlegten Hinweistext, andernfalls stimmt die Schreibweise der E-Mail Adresse nicht.

Haben Sie nun auch eine E-Mail in dem Postfach von Redmine erhalten?
Prima, dann brauchen Sie vermutlich folgende Schritte nicht unbedingt durchzuführen.
Ich rate aber dennoch dazu, denn das kann sich ändern, wenn der E-Mail Provider den Sie verwenden Änderungen vornimmt oder noch andere Benutzer mit anderen E-Mail Anbietern involviert sind oder in Zukunft sein werden. In der Regel werden nämlich die E-Mails als Spam gewertet und entsprechend bei Spam einsortiert oder komplett verworfen. Sonst könnte ja einfach jeder E-Mails mit Ihrem E-Mail Absender versenden und das wollen Sie ja nicht.
Da Sie aber sicher Eigentümer der Domain xyz.org sind, können Sie nun mit Hilfe Ihres Domain Anbieters einen SPF Eintrag im DNS Server anlegen. Ziel soll sein, dem E-Mail Prozess mitzuteilen, dass der Server (also unser Server, wo Ihr Redmine drauf läuft) E-Mail in Ihrem Namen "xyz.org" versenden darf.

Ein SPF-Record erlaubt den Versand von E-Mails

Der SPF Eintrag erfolgt im DNS Server, also dort wo Sie auch festlegen unter welcher IP Adresse Ihre Website zu finden ist und welche IP Adresse als Mail-Server dient.
Wir empfehlen dringend die Verwendung des Domain Namens im SPF Record! Die IP Adresse unter der Ihr Redmine gerade zu finden bekommen Sie zwar auch leicht heraus, diese kann sich allerdings jederzeit ändern. Falls wir beispielsweise Störungen haben oder Ihr Redmine aktualisieren geht das mit einer Änderung der IP Adresse einher und damit wäre der IP basierende SPF Record nicht mehr gültig. Besser daher, die Redmine Domain die von uns bei der Einrichtung erhalten haben, verwenden. Bspw.: saas1605qo.saas-secure.com
Wie muss nun der SPF Record inhaltlich aussehen?

Ganz einfach:

@ IN TXT "v=spf1 a:saas1605qo.saas-secure.com -all"

Unter Umständen besteht der SPF Eintrag auch schon mit dem Inhalt einer IP Adresse die Ihren eigenen E-Mail Server aufführt. Dann könnte das Ganze so aussehen:

@ IN TXT "v=spf1 ip4:192.168.1.1 a:saas1605qo.saas-secure.com -all"

Sie sehen eine Mischung aus IP4 Adresse und Domainname.
Sobald Sie die Änderung durchgeführt haben, können Sie den E-Mail Versand aus Redmine erneut testen. Beachten Sie aber, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann bis die Änderung am DNS Server von allen Servern im Internet aktualisiert wurde.

Klappt der Versand und natürlich auch der Empfang der E-Mails, kann man noch den Name des Absenders "verschönern".
E-Mail Programme zeigen auch den Namen eines Absenders an, dazu muss man nicht viel tun. Ändern Sie einfach den Inhalt der Absender Feldes in Redmine in Projektmanagement Verwaltung. Testen Sie anschließend der Versand und im E-Mail Programm Ihrer Wahl sollten Sie nun als Absender "Projektmanagement Verwaltung" sehen.

Letzte Änderung: 20.09.2018
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