Tickets aus E-Mails erstellen

Dank Redmine und unserem Hosting ist die Umsetzung dieses Vorhabens mühelos. Im Kundencenter können Sie ganz einfach einige grundlegende Einstellungen festlegen, und schon sind Sie bereit, durchzustarten.

Im weiteren Verlauf werden wir anhand einiger praxisnaher Beispiele detailliert erläutern, wie Sie E-Mails in Redmine effektiv nutzen können. Doch keine Sorge, auch wenn Sie neu in der Materie sind, ist es keineswegs kompliziert.

Die Voraussetzungen

Die folgenden Szenarien basieren auf Werten die in Redmine vorhanden sein müssen.
Da jedes Redmine anders aufgebaut sein kann, können Sie aber alle Aktionen auch auf Ihr System übertragen.

• In Redmine existiert ein Projekt Namens Test mit der Kennung test
• Es existiert ein Redmine-Benutzer mit dem Loginnamen joe und mit der E-Mail-Adresse joe@saas-secure.com
• Es gibt in Redmine die Tracker: Bug, Feature, Support
• Es gibt in Redmine die Status: New, Feedback, In Progress, Closed

E-Mail Empfang Aktivieren und Einstellen

Zuallererst loggen Sie sich im Kundencenter ein und öffnen die Einstellungen von Ihrem Redmine.


Hier kann nun der E-Mail Empfang aktiviert werden.


Wählen Sie nun ein Projekt aus, in dem das Ticket erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Ihren aktiven Redmine Projekte.
Ebenso verfahren Sie mit dem Tracker (Art des Tickets das erstellt wird).
Sie können auch einen Standard Benutzer angeben, dem das Ticket beim Erstellen zugewiesen werden soll. Dieser Benutzer wird dann auch per E-Mail von Redmine über das neue Ticket informiert.
Achtung! Der Benutzer muss natürlich in dem Projekt, welches ausgewählt wurde, Berechtigungen haben.

Die Einstellung "Attribute überschreiben" kann verhindern, dass durch Schlüsselworte in der E-Mail die Grundeinstellungen (Projekt, Tracker, zugewiesene Person) überschrieben werden. Es ist nämlich auch möglich, Tickets in anderen Projekten zu erstellen - dazu später mehr.
Als nächstes - Wie wollen Sie E-Mails von unbekannten Benutzer, also E-Mail Absendern die nicht in Redmine als Benutzer hinterlegt sind, behandeln?
Sie können solche Mails ablehnen oder zulassen. Das Zulassen ermöglicht es auch nicht Redmine Benutzern, bspw. Ihren Kunden, Tickets zu erstellen.
Wenn Sie das Erstellen von Tickets durch unbekannte Benutzer also zulassen, können Sie so einen Helpdesk nachbauen. Ihre Kunden müssen lediglich bei Fragen oder Problemen ein E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse senden.
Alle Ihre Einstellungen übernehmen Sie nun mit dem Klick auf Einrichten oder Änderungen Speichern. Für unser folgendes Beispiele verwenden wir folgende Einstellungen:

Eine erste E-Mail an Redmine senden

Schreiben Sie mit Ihrem E-Mail-Programm eine Mail an Ihre persönliche E-Mail-Adresse.
Die Adresse finden Sie in den Einstellungen zum E-Mail Empfang. In der Regel ist die Mail-Adresse aus Ihrer Standard-Domain für Redmine abgeleitet.
Lautet bspw. Ihre Redmine Domain saas123456.saas-secure.com, so ist Ihre E-Mail-Adresse saas123456@saas-secure.com.
Geben Sie einen kurzen, aussagekräftigen Betreff in der E-Mail an. Dieser wird als Betreff für das Ticket verwendet.
Nun geben Sie einen Text ein. Dieser wird als Beschreibung im Ticket verwendet. Sofern Sie E-Mail Anhänge einfügen, werden diese dem Ticket mit angehangen.
Senden Sie die E-Mail jetzt ab.
Als Beispiel haben wir folgende E-Mail erstellt und versendet:
Betreff: ein erster Test per E-Mail
E-Mail Text: Dies ist die Beschreibung zum Ticket.

Sobald die E-Mail abgesendet wurde, kann es 1-5 Minuten dauern (je nach Auslastung) bis die E-Mail verarbeitet wurde und in Redmine erscheint.


In Redmine wurde nun das Ticket mit der ID #22 angelegt. Der E-Mail-Betreff wurde zum Thema des Tickets.

Ein Ticket in Redmine per E-Mail aktualisieren

Jeder Benutzer, der Berechtigungen zum Bearbeiten von Tickets in dem Projekt hat, kann auch das Ticket per E-Mail aktualisieren.
Möchte man das Ticket #22 aktualisieren, schreibt man ein E-Mail an die persönliche E-Mail-Adresse und verwendet im Betreff folgende Schlüsselworte:
Betreff: Re: [#22]
E-Mail Text: das ist eine weitere Beschreibung mit Statusänderung.
Status: In Progress



Bei dem Ticket wurde daraufhin der Status geändert und eine Notiz hinzugefügt.

Schlüsselworte zur Steuerung

Wie man an dem Beispiel eben sehen kann, kann man mit speziellen Schlüsselwörtern in der E-Mail Einfluss auf das Ticket nehmen.
Es gibt aber noch weitere Schlüsselworte, die eingesetzt werden können:

• project: kennzeichnet den Projekt Identifikator, wenn das Ticket in einem anderen Projekt als dem Standard erstellt werden soll
• status: ändert den Status
• tracker: ändert den Tracker, der Tracker muss aber im Projekt möglich sein (siehe Projekteinstellungen)
• category: Sofern in dem Projekt Kategorien definiert sind, wird die Kategorie geändert.
• assigned_to: der Loginname eines Benutzers oder einer Gruppe, zu dem das Ticket zugeordnet werden soll
• fixed_version: Wenn in dem Projekt Versionen definiert sind, kann hiermit die Version festgelegt werden.
• private: Erstellt das neue Ticket als privates Ticket
• <Custom field name>: Hiermit kann ein benutzerdefiniertes Feld in dem Projekt mit einem Wert belegt werden

Möchte man dem Ticket beim Erstellen Beobachter (Watcher) hinzufügen. Können diese im E-Mail-Programm im CC Feld eingetragen werden.
Das spätere Hinzufügen von Beobachtern ist nicht möglich.